Пошаговое руководство · Exon
Как загрузить документы в Экзон
Разбираем полный путь загрузки документов в Экзон (Exon): от исходного Excel и файлов до проверки, подгрузки и итогового построчного результата.
Автор: Команда exonautoloading
Материал подготовлен командой сервиса на основе опубликованных требований к комплектам и фактической логики их автоматической проверки.
Опубликовано ·
обновлено
Что можно загрузить в Экзон
В Exon отдельно ведутся документы качества в ЖВК, работы в Перечне работ и записи общего журнала работ. Для каждого направления нужен свой набор исходных данных и своя связь между строками.
ЖВК загружается из Excel и архива документов. Перечень работ и ОЖР передаются одной связанной книгой: запись ОЖР ссылается на работу по уникальному коду.
- ЖВК — документы качества и сведения о материале или оборудовании;
- Перечень работ — код, справочный раздел РД, поисковый шифр документа, наименование и тип работы;
- ОЖР — связанная с работой запись, дата выполнения и итоговый номер.
Как подготовить Excel и файлы
Для ЖВК подготовьте Excel по исходному шаблону и ZIP-архив с документами. Для Перечня работ и ОЖР используйте одну книгу с двумя рабочими листами и двумя листами инструкций.
Не переименовывайте листы и заголовки, не переставляйте колонки и не заполняйте номера, которые должен вернуть Exon после создания записи. Перед подгрузкой проверьте обязательные поля, даты и связи.
Загрузка документов в ЖВК
В поле «Поз.» укажите уникальный номер документа. Имя файла начните с того же номера: например, строке 1 соответствует файл «1_Сертификат.pdf». Одной активной строке должен соответствовать один доступный файл.
Для новой записи оставьте поле «№ЖВК» пустым. После структурной проверки зафиксированная версия комплекта передаётся на подгрузку, а присвоенные номера и построчные статусы возвращаются в итоговом Excel.
- поддерживаются PDF, JPG, JPEG и PNG;
- размер одного документа — не более 50 МБ;
- файл должен открываться без пароля;
- повтор номера или несколько файлов на одну позицию создают неоднозначную связь.
Загрузка Перечня работ
На листе «Перечень работ» каждой новой работе присвойте уникальный код. В C укажите точный раздел РД из справочника Exon, а в D — шифр или устойчивую часть шифра для поиска документа в ПИР. Эти поля не должны принудительно совпадать.
Наименование, тип работы, даты и дополнительные сведения заполняйте по данным конкретного проекта.
Код из колонки B связывает работу с ОЖР. Его нужно без изменений повторить в колонке A соответствующей строки листа «ОЖР».
Загрузка ОЖР
ОЖР передаётся в той же книге, что и Перечень работ. Для новой строки укажите код связи, поисковый шифр документа из D связанной работы и её наименование, а также обязательную дату выполнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Поле «№ ОЖР» оставьте пустым. Строка с уже заполненным номером считается ранее загруженной и не включается в объём новой подгрузки. При обработке создаётся или подтверждается необходимая работа, затем загружается связанная запись ОЖР.
Частые ошибки
Большинство технических ошибок можно обнаружить до платной подгрузки. Проверяйте Excel и файлы как единый комплект, а связанную книгу — сразу по двум рабочим листам.
После любого исправления передайте новую версию всего комплекта на повторную проверку: положительный результат относится только к зафиксированным Excel и файлам.
| Ошибка | Почему мешает | Что исправить |
|---|---|---|
| Изменены листы или заголовки | Структура не распознаётся | Вернуть исходный шаблон |
| Позиция ЖВК не совпадает с префиксом файла | Нет однозначной связи | Один уникальный номер на строку и файл |
| Код работы различается между листами | ОЖР не связывается | Повторить код из Перечня работ B в ОЖР A |
| Обязательная дата пустая или неверная | Строка не проходит проверку | Использовать ДД.ММ.ГГГГ и логичный порядок дат |
Ручная и автоматизированная загрузка
При ручной загрузке сотрудник повторяет одни и те же действия для каждой строки и отдельно контролирует результат. Автоматизированная система обрабатывает зафиксированный комплект, а менеджер контролирует выполнение и проблемные позиции.
Для ориентира опубликован расчёт для 1 000 документов: около 1,5 часа автоматизированной обработки вместо примерно 40 часов ручной работы. Фактическое время зависит от состава комплекта, качества исходных данных, соединения и доступности Exon.
Когда передать загрузку на аутсорс
Создайте личный кабинет, передайте исходный комплект на бесплатную проверку и изучите построчный отчёт. Ошибки можно исправить самостоятельно либо заказать подготовку, а структурно готовые строки — передать на подгрузку.
Менеджер работает с зафиксированной версией и контролирует автоматизированную обработку. В кабинете остаются статус заказа, итоговый Excel, номера успешно созданных записей и отчёт по проблемным строкам.
Бесплатная проверка перед загрузкой
Автоматический аудит проверяет структуру Excel, обязательные значения, даты и связи. Для ЖВК он также проверяет структуру ZIP, расширения, заявленные размеры и соответствие имён файлов строкам, не открывая содержимое документов; для Перечня работ и ОЖР — уникальность кодов и согласованность двух листов.
Что получится в результате: статус готовности каждой позиции, список ошибок и предупреждений и скачиваемый Excel-отчёт. Проверка не изменяет исходники и не подтверждает юридическую действительность документов, права учётной записи или доступность Exon.
Следующий шаг
Шаблон, проверка и подходящая услуга
Скачайте исходный шаблон, проверьте собранный комплект бесплатно или перейдите к услуге для готовых данных.